信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。

典型商务信函的内容应包括如下几点:

信头:一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。

信内地址:写在信纸的左上角，编号和日期下方。

顺序是从小到大:

公司名称或收信人姓名、职务

房屋或大楼名称

大楼号码及所在街道或路的名称

省市名称及邮编

国家名称

称呼敬语:如知道对方姓名，就用dearmr。

mrs。

missms。

加上姓，如不知道对方姓名，可用dearsir，dearmadam，也可用:towhomifmayconcern。

如对方职务较高，则最好用其职务名称，如:dearprof。

smith，deardr。

henson等。

称呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。

正文

结束敬语:如称呼用dearsirdearsirsdearmadam"，结束敬语就应用yoursfaithfully。

如称呼用dearmr。

johndearmr。

smith，结束敬语就应用yourssincerely。

署名

英文信函中讲究五c原则，也就是要求做到正确（correctness）、清晰（clearness）、简明（conciseness）、完整（completeness）和礼貌（courtesy）。

信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。

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